このようなこと気になったことはないでしょうか。
僕は、社会人になった時からDocuWorks(ドキュワークス)を使って仕事をしています。この記事では、ドキュワークスの簡単な使い方をご紹介しますね。
今では、仕事になくてはならないソフトになりました。
操作を覚えると、仕事ができように感じ自信になりました。
使い方を知ることで仕事もはやくなりますよね。
これからご紹介する内容は、DocuWorks8、DocuWorks9のどちらでも使えますので参考になればと思います。
- DocuWorks6から使っています
- 15年以上DocuWorksを使っています
目次
はじめに：DocuWorks(ドキュワークス)とは
ざっくりですが、机の上で紙の書類を整理するようなことがパソコンでできます。
電子化された紙として扱えるので、文字を書いたり付箋を貼り付けたり書類を重ねたり編集したりPDFにしたり。
パソコンで管理できるので案件ごとに電子文書で保存、印刷経費を抑えながら書類作成、フォルダを作成してパソコンで整理整頓ができます。
手作業でおこなうと時間がかかってしまいますが、DocuWorksで行えば時間短縮にもなるのであればとても便利なソフトです。
DocuWorks(ドキュワークス)の使い方
色々な使い方はありますが、僕は主に仕事で使用しています。
他にもいろいろ機能はありますが、操作も戸惑うことなく使用できるので、あればとても便利なソフトです。
ブログのアイキャッチ画像もExcelで作成し、DocuWorksに印刷しイメージ変換出力で画像変換して使用しています。
電子文書なので管理も簡単
お～い、あの書類どこいったー？
しりませ～ん！
僕は、机周辺を探してもほしい時には出てこないことが結構あります。
忘れた頃にふと資料が出てくることがあるのです。
前にほしかった資料がなぜここからでてくるの・・・
そんな時は、DocuWorks文書で管理していると便利です。
資料がすぐに確認できます
資料を探したい時は、DocuWorks(ドキュワークス)を立ち上げると。
電子文書として保存されているので、すぐに資料を見つけることができます。
見たい時に確認できるので、机周辺をガサガサ探さなくてもパソコンだけ見れば大丈夫です。
急な電話対応で資料がない場合、「確認して折り返します」と言ったりします。落ち着いてパソコンを見れば対応可能です。
必要な時に印刷もできるので、書類の整理もラクラクできます。
DocuWorks(ドキュワークス)で無駄な印刷代をカット
あぁ～、間違えて印刷ボタン押してしまった～！
また印刷してるの～？も～何回目よ～。
また間違えてしまった・・・
印刷するつもりはなかったけど、間違えて印刷する時がよくあるのです。
ほんと印刷代がもったいないですね。
印刷設定のやりかた
DocuWorks(ドキュワークス)をインストールすると、DocuWorks printerができます。
- コントロールパネル
- デバイスとプリンター
- DocuWorks printer
通常使うプリンターに設定すれば、間違えて印刷ボタンを押してもDocuWorks Desk に印刷されます。
印刷までしなくてもよい資料も、DocuWorks Deskを見ながら作業できます。
必要な資料だけ、印刷すれば印刷代もカットできます。
DocuWorks(ドキュワークス)でフォルダを分けて書類を管理
ここが1番！僕は使いやすいところです！
印刷してファイルなどに保管しても、資料が多くなると置き場所にも困ります。
案件ごとにDocuWorks(ドキュワークス)で、フォルダ管理すれば便利です。
新規フォルダができるので、名前をつけてあげるとフォルダで資料を管理できます。
繰り返しになりますが、整理していると便利です。
- 年ごとに管理
- 月ごとに管理
- クライアントごとに管理
- 書籍、趣味など
フォルダで整理してると、時間が経過しても探しやすいですね。
フォルダを作成して管理する内容をまとめていますので一緒に確認してみて下さい。
パソコンでDocuWorks文書を整頓
ん～、机の上の書類が邪魔だな～！
いつも机きたないね・・・
電子文書で管理を行えば、机周辺に書類の山ができないのでいつも机周辺はキレイキレイです。
イグネコさんの机はいつもキレイだね～、ねー仕事してる？
パソコンで電子文書として管理しているから、無駄な印刷はやめたんだよ～！
電子文書でも画面に資料が沢山あると、資料を見つけるに時間がかかる場合もあります。
資料を束ねて整理
資料がDocuWorks Deskにいっぱいあっても時間が経過すれば、どの資料が最新かたまにわからくなることも。
DocuWorks文書を上に重ねていくと、一つにまとまります。
たまに整理整頓してあげると、画面がキレイになるので書類も見つけやすくなります。
いらない資料も削除できるので、必要な資料だけ残しておくと便利ですね。
DocuWorks(ドキュワークス)でPDF変換の使い方
書類の編集作業はDocuWorks Deskで行いそのままメールを送っても、相手がDocuWorks(ドキュワークス)環境でなかったら資料が見れないとよくあります。
PDFボタンをクリックすると、ドキュワークス文書が簡単にPDF変換できるので便利です。
PDFファイルを簡単に作成
PDF変換したいファイルをクリックすると、外枠に色がつくのでPDF変換ボタンをクリック。
PDFファイルの完成。
枚数が少ない場合はあまり時間はかかりませんが、資料が多いと時間がかかってしまいます。(ここがデメリットですかね)
枚数が多くなると1分以上かかってしまうので、待ち時間はちょっと休憩。
たまにPDF変換してくれない場合もありますが、再度PDF変換ボタンを押すとできたりします。
PDF変換、PDFファイルを取り込む内容をまとめていますので一緒に確認してみて下さい。
フリーソフトでもPDFに出力できるものもあるので、どちらが使いやすいかお任せします（笑）
DocuWorks(ドキュワークス)は画像変換が簡単
僕はブログのアイキャッチ画像などExcelなどで作成して、イメージ変換出力で画像変換しています。
- 変換形式
- ビットマップファイル
- TIFFファイル
- JPEGファイル
- PDFファイル
- ページ指定ができる
- 解像度が選べる
- 75、96、100、200、300、400、600
- 色の指定
- 白黒、カラーが選べる
やりたい事を選択できるので、この機能はとても便利です。
イメージ変換出力の使い方
資料を作成→DocuWorks Deskで編集→ファイルからイメージ変換出力を選択。
変換形式を選ぶと画像データとして保存されます。
書類を画像に変換したい時は便利です。
何も選択しない場合はデスクトップに保存されます。
保存先を変更したい場合は『参照』をクリックし、保存したい場所を選択すれば変更できます。
DocuWorks(ドキュワークス)は編集作業が便利
文字を書いたり、付箋をつけたり、図形を使ったり、ページをつけたり、切り取って貼り付けたりと。
必要なところを編集したり、チェックなどする場合は便利です。
必要な所だけコピーを行えば、Excel、Word等にも貼り付けられるので資料作りがとても便利です。
編集作業の内容をまとめていますので一緒に確認してみて下さい。
DocuWorksは自宅での作業にも便利
職場でDocuWorksを使うようになってから、自宅でも使うようになりました。
DocuWorksは在宅勤務にも便利ですよね。
仕事はもちろんのこと、プライベートでもいつもDocuWorksを使っています。
自宅のパソコンにもDocuWorks
仕事でDocuWorksを使うようになってから、自宅のパソコンにも導入しました。
DocuWorksの本があると便利
ドキュワークスの本もありますので、持っておくと便利です。
モニター2画面でさらに作業効率UP
パソコンモニターを2画面で使用すると、印刷しなくてもパソコンを見ながら作業ができます。
電子文書なので拡大縮小もできます。1画面をドキュワークス編集用、もう1画面を確認用(Excel、Wordなど)に分けると作業効率もUPします。
職場で書類確認や荷物の受け取り用に
DocuWorksで電子印鑑は作成できるけど、出力した時の確認用で印鑑があると便利ですよね。
荷物の受け取り
＼書類の確認用に／
さいごに：DocuWorksを使って実務に活かそう
簡単な説明になりましたが、DocuWorks(ドキュワークス)を使用してからは仕事のスピードはかなり速くなりました。
はじめて使用した頃は新入社員でパソコンも苦手でした。
- どうやって使っていいのか？
- どんなことができるのか？
- 全くわかりませんでした
ボタンを押しては結果が表示され、こんなこともできるのかと色々使い方を知っていきました。
DocuWorks(ドキュワークス)に出会ってから、パソコンでこんなことはできないものか！？
色々調べたり、苦手だったパソコンも勉強するようになりました。
若い頃から使用しているのですが、なんだか仕事できるようになった！（笑）
実感させてくれたソフトです。
無料ではないのですがオススメです！
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DocuWorks(ドキュワークス)はどんな使い方ができるのかな？